Ratuj Głuszca
brak-podgladu-600

Na drodze do pełnej efektywności osobistej ustalaliśmy już motywujące cele i dodawaliśmy sobie wiary pozytywnym programowaniem własnych myśli. Czy to wystarczy
Jak skutecznie realizować bliższe i dalsze cele każdego dnia
Jakie czynniki i ograniczenia brać pod uwagę, aby osiągnąć sukces i nie być rozczarowanym swoim życiem
Na początku mały przykład: Janek jest księgowym w niewielkiej firmie transportowej. Ma swój przewidywalny zaplanowany świat faktur, rozliczeń i rachunków, ale mimo to odczuwa ciągłe zdenerwowanie i przemęczenie. Przychodząc do pracy każdego ranka, wie, co będzie robił z dokładnością do pół godziny. Jednak i w jego pracy zdarzają się nieprzewidziane sytuacje – nagłe „prośby” szefa o kopie zestawień i bilansów czy znalezienie jakiejś zapomnianej faktury. Od rana dzwoni telefon. Janek czasem nie może także nadążyć z odpowiedziami na e-maile, które ślą do niego inni pracownicy czy współpracujące firmy. W efekcie swój „plan dnia” zaczyna realizować w okolicach południa. Najważniejszymi sprawami zajmuje się po obiedzie, gdy jest już lekko znużony i zmęczony. W efekcie, chcąc zdążyć ze wszystkim, spieszy się i popełnia błędy. I tak nie zdąży do końca dnia pracy, więc albo zostaje po godzinach, albo zabiera pracę do domu. Stresuje go ta sytuacja i odczuwa coraz większe niezadowolenie ze swojej pracy.

 

Janek nie jest odosobnionym przypadkiem. Takich jak on – sfrustrowanych nadmiarem obowiązków i nieprzewidzianymi wydarzeniami w pracy – są setki. Jak zwiększyć swoją efektywność w ciągu dnia

 

Planuj tylko 60%

 

Kluczem do satysfakcji każdego dnia jest właściwe zaplanowanie czekających nas czynności. Wszystkie sprawy, jakimi się zajmujemy w pracy, można podzielić na pięć grup:

 

1. zaplanowane zadania, służące realizacji naszych większych celów – tygodniowych lub miesięcznych,

 

2. sprawy nie załatwione z poprzedniego dnia,

 

3. nowe i często niespodziewane sprawy,

 

4. telefony i korespondencja,

 

5. czynności powtarzające się okresowo.

 

Każde większe i, co za tym idzie, dłuższe zadanie powinno być rozpisane na konkretne czynności potrzebne do jego wykonania, mieć określony czas realizacji, termin ukończenia oraz środki potrzebne do jego sfinalizowania.

 

Nasz przyjaciel Janek, jako osoba dość skrupulatna, potrafi określić wszystkie te elementy. Problem w tym, że planuje, co będzie robił przez całe 8 godzin pracy, podczas gdy zawsze zdarzają się sytuacje i sprawy, których nie sposób przewidzieć (np. nagłe prośby szefa). Wyjściem z tej sytuacji jest zastosowanie innego podejścia – mianowicie reguły 60/40. Polega ona na zaplanowaniu tylko 60% czasu pracy na czynności zawodowe. Pozostałe 40% czasu dzieli się na czynności niezaplanowane i rozwojowe. Dokładniej mówiąc, 20% z tego czasu można zostawić jako swoisty bufor bezpieczeństwa, gdy realizacja zadań nam się przedłuży. Jeśli wszystko wykonamy zgodnie z planem, możemy wykorzystać pozostały czas na rozwój swojej wiedzy, poczytanie prasy branżowej, itp. Kolejne 20% warto zostawić sobie na sprawy nieoczekiwane, zakłócenia i różne „pożary” w pracy. Gdyby Janek stosował się do tych wskazówek, z pewnością zaplanowałby mniej zadań, ale za to zdążyłby wykonać je wszystkie, uwzględniając nieoczekiwane prośby i telefony.

 

Uwzględnij swój rytm dnia

 

Człowiek to nie maszyna i w związku z tym nie jest w stanie z jednakową wydajnością pracować przez 8 godzin. Ważne, żeby zdawać sobie sprawę ze swojej dobowej aktywności. Większość ludzi osiąga szczyt wydajności energetyczno-intelektualnej w godzinach przedpołudniowych. Po południu następuje drastyczny spadek możliwości umysłowych. Lekki ich wzrost ma miejsce ponownie późnym popołudniem. Aby najlepiej wykorzystać te dobowe wahania, w godzinach 8.00-11.00 – przy najwyższej wydajności – należy zajmować się sprawami najbardziej skomplikowanymi i wymagającymi największej koncentracji uwagi. Popołudniowy spadek aktywności, hamowany zwykle przy pomocy mocnej kawy, powinno się poświęcić na czynności rutynowe i kontakty z ludźmi. Ponowny wzrost wydajności od godz. 15.00 powinien być znów wykorzystany na realizację ważnych zadań oraz rozwój zainteresowań.

 

Gdyby Janek pamiętał o swoim rytmie dobowym, sprawami ważnymi zajmowałby się przed południem, a telefonami oraz odpowiedziami na listy i maile w porze obiadowej. Oczywiście, w pracy musi odbierać telefony, które dzwonią o każdej porze (zwykle szczyt jego aktywności przypada też na szczyt aktywności „dzwoniących”), ale zawsze może przełożyć rozmowę i zapewnić, że oddzwoni trochę później, jeśli sprawa może trochę poczekać. To samo dotyczy odpowiedzi na emaile i listy.

 

W tym miejscu warto jeszcze wspomnieć, że u poszczególnych ludzi opisany rytm dobowy może się różnić. Tzw. „skowronki” preferują działanie w porach rannych, rozpoczynają bowiem dzień wcześnie, a wykonywana przez nie praca jest najefektywniejsza w godzinach przedpołudniowych (podobnie jak w opisanym przykładzie). Druga kategoria ludzi to „sowy”, dla których najdogodniejsza jest praca w godzinach popołudniowych, a nawet nocnych (mają bowiem opóźnioną aktywność dobową). Dla znacznej większości ludzi najlepsza pora na wykonywanie zadań złożonych, wymagających kreatywności przypada na czas przedpołudniowy. Jeżeli wykonywanie zadań najważniejszych dla realizacji celów zaplanujemy przed dwunastą w południe, prawdopodobnie osiągniemy więcej przy mniejszym wysiłku. Sprawne zmierzenie się już od rana z trudnym zadaniem daje potężną dawkę motywacji i energii na pozostałą część dnia. Nie musimy być przecież sfrustrowanymi Jankami-księgowymi!

 

 

Remigiusz Szczurek                                                         
psycholog, trener umiejętności biznesowych    

kontakt: psycholog@portal.hoga.pl 

 

Foto: sxc.hu

Autor wpisu: ag

Wypowiedz się

Musiszsię zalogować aby dodać komentarz.